il Metodo GTD e la fase della Raccolta con Evernote
A partire da questo Post, iniziamo ad analizzare le varie fasi del processo di gestione delle informazioni che ci vengono sottoposte costantemente, traendo spunto dal metodo GTD di David Allen
GTD è l’acronimo di Getting Things Done, che in italiano sta per “Detto, Fatto” un programma che applicato con costanza e disciplina ha come effetto tangibile una miglior efficienza e una migliore organizzazione.
Elementi indispensabili per chi si scontra quotidianamente con la difficoltà di gestire tanti impegni e prendere decisioni immediate.
Trovare tempo per tutto è possibile, basta avere metodo
.
Tale metodo sarebbe auspicabile, nel tempo farlo diventare una routine, un abitudine, in quanto , costantemente siamo raggiunti da informazioni, che abbiamo necessita’ di “processare”, e farlo con metodo aiuta a diminuire lo stress e migliorare l’efficienza.
I Capisaldi di questo metodo possono essere riassunti in questo elenco:
- RACCOGLI
- ESAMINA
- ORGANIZZA
- PIANIFICA
- AGISCI
- RIVEDI
Oggi parliamo di Raccolta.
Solitamente svolgiamo le attività della nostra giornata, chi piu chi meno, in modo istintivo, facendo le cose che ci vengono sottoposte e programmando le cose che “dobbiamo” o “vogliamo “ fare.
Considerando importanti alcune cose, e meno importanti altre, facciamo prima quello che ci sembra piu urgente, confondendo a volte urgenza e importanza ( ne parliamo qui ).
Se poniamo l’attenzione sul processo di memorizzazione delle informazioni, ti puoi rendere conto agevolmente che tendiamo a ricordare nel breve periodo le cose che catturano la nostra attenzione e nel lungo periodo le cose che sono “agganciate” ad un emozione, mentre tendenzialmente siamo portati a dimenticare il resto (il nostro cervello scarta automaticamente le informazioni che ritiene non importanti)
in questo modo “naturale”, ma un po’ artigianale di processare le informazioni che ci “bombardano”, si corre il rischio di sbagliare priorità, dimenticarsi qualcosa, e/o di utilizzare un sistema di archiviazione poco reattivo o pratico per successive esigenze di ripescaggio delle informazioni, (o non utilizarlo affatto) generando un dispendio di energie in quello che ho definito in un altro post “tempo buttato” (lo puoi trovare qui) in pratica il tempo che perdiamo cercando di ritrovare quel foglio che avevi in mano 1 ora prima, il giorno prima, o la pratica che hai lavorato settimana scorsa e oggi ti servirebbe di rileggere per qualche motivo,… ma chissà perchè quando serve , gioca a nascondino!
Vediamo la figura che rappresenta in modo grafico e semplificato il processo di cui stiamo parlando:
Intorno a noi abbiamo le informazioni che ci vengono sottoposte. Ho diviso queste informazioni in 2 grandi tipologie:
1 – Informazioni tangibili
2 – Informazioni non tangibili
Ho apportato questa specifica al metodo originale, per riuscire a trasferire meglio le modalità in cui effettuare la fase di RACCOLTA.
Vediamo nel dettaglio;
Le prime sono tutte quelle “informazioni” che posso toccare, “avere in mano”. Potrei definirle anche di tipo “analogico” … mi arriva un fax, una lettere, mi danno un foglio con scritto qualcosa da fare, un biglietto da visita, qualunque cosa abbia un supporto di tipo fisico (per la stragrande maggioranza cartaceo)
alla seconda categoria appartengono tutte le informazioni che mi raggiungono in formato non tradizionale, non posso toccarle, non sono su supporto “fisico” (non ancora per lo meno) in questo caso possiamo anche definirle ”digitali”. Appartengono a questa categoria le e-mail, gli sms, le pagine web, le cose che “sento” (mi viene richiesta verbalmente un azione, o mi viene data un informazione) le cose che vedo ( in tv piuttosto che girando per strada.. ecc)
Il primo punto importantissimo per mettere in piedi un sistema veramente efficace , assecondando il metodo di David Allen, è trovare il modo per “raccogliere” BENE tutte queste informazioni.
Questo passaggio è fondamentale, e spesso sottovalutato.
Dobbiamo trovare un sistema per raccogliere in modo veloce, pratico e sopratutto facilmente “lavorabile” tutto quello che ci ruota in torno e che potrebbe essere oggeto di azioni, decisioni, consultazioni, ecc. ecc.
il “luogo” dove raccoglere il tutto lo chiameremo IN-BOX.
La IN- BOX è il posto dove mettere le cose che ci arrivano e che andranno successivamente analizzate e processate seguendo le altre fasi del metodo.
Va da sé che potrebbe essere necessario avere piu di una IN-BOX, anche se il consiglio che danno tutti i maestri di questo approccio è quello di ridurre al minimo indispensabile il Numero delle INBOX
Per quanto mi riguarda, ho preso come riferimento per questo elemento specifico del metodo il programma Evernote. Per inciso è dentro ad Evernote che ho la mia IN-BOX principale
I motivi che mi hanno portato, dopo numerosi tentativi con altre applicazioni e programmi, a scegliere questa interfaccia, sono essenzialmente 3:
Il primo è l’accessibilià-
Posso raggiungere e “alimentare” la IN BOX gestita in Evernote, in motissimi modi, alcuni dei quali automatizzabili. (vedremo tra poco come)
Posso inoltre accedere ad Evernote praticamente ovunque mi trovo, sia per aggiungere qualcosa alla IN BOX, sia per ripescare un informazione e/o un documenti archiviati. Lo posso fare da Iphone, da Ipad, da un PC in rete.
Il secondo motivo è la semplicità.
Non è stato necessario fare una settimana di formazione per capire il programma! E’ molto semplice ed intuitivo, pochi fronzoli, e tanto spazio alla praticità.
Il terzo motivo necessita di un piccolo preambolo:
Ero, sono e resterò una persona molto disordinata, 
il motivo principale è che mentre faccio una cosa ne penso altre 3, e i documenti, i fogli, quella pratica che ho in mano mentre penso queste altre cose, finisce che non focalizzo dove lo metto, perdendo poi un sacco di tempo a ricercarla
Ecco il terzo motivo! Evernote non mi richiede di essere ordinato, metto quello che mi potrebbe servire dentro ad Evernote, lo nomino, e quando mi servirà sara sufficiente digitare parte del nome, a volte, se non ricordo il nome, digito anche solo qualcosa che fa parte del contenuto ed Evernote mi ritrova quella pratica e tutto quello che potrebbe essere (secondo i suoi criteri di ricerca) connesso.
Molto utili per questo anche i Tags che è possibile apporre alle note.
Questo programma è stata per me una vera rivelazione, una volta compreso il potenziale , dovevo trovare il modo di utilizzarlo per raccogliere tutte le informazioni che mi giravano intorno!
Se non ne hai mai sentito parlare o se necessiti di capire meglio cos’è e come funziona, ti consigilo di vedere questi articoli, alcuni scritti da me, altri da altre persone che conoscono bene questo programma, lo usano da tempo e ne sono entusiaste
http://iltempodomato.it/evernote-2/
http://www.rinorizzo.com/evernote/
http://evernote-it.tumblr.com/
http://italiansevernote.wordpress.com
Suggerimento….
sperimenta tutti i sistemi che puoi, per trasformare le informazioni che ti raggiungono, in modo tale che siano riconducibili alla cartella in box del tuo Evernote.
Te lo ripeto: prova, riprova, cerca nel web, sperimenta, scrivimi, ma trova il modo di raccogliere tutte le informazioni che ti ruotano attorno, dentro il taccuino in box del tuo account Evernote.
Vediamo alcune modalita per raggiungere questo scopo:
Per la categoria tangibili:
Ti serve uno scanner!
In alternativa puoi usare un applicazione per il tuo smartphone (vedi qui) puoi usare lo scanner di cui disponi, o se non lo hai puoi acquistarne uno (se devi, ti consiglio uno Scan Snap della Fujitsu – vedi qui – in questo Post di Rosario Rizzo, si parla del modello 1300, personalmente ho uno Scan Snap 300 e fà egregiamente il suo dovere) .
Devi dematerializzare la carta, e rendere in formato digitale i documenti che hai intorno, questo ti consentirà una scrivania pulita ed ordinata, e ti darà la percezione di avere sotto controllo la situazione, perchè saprai esattamente dove cercare le pratiche! (la fine di un incubo)
Se usi lo scanner dello smartphone, una volta salvato il file del documento ottenuto, devi mandare una mail al tuo account Evernote, (per sapere qual’è la mail, fai click su “uso” in alto a destra nella barra di Evernote, si apre una finestra che ti riepiloga il tuo nome utente, il livello di abbonamento e la mail a cui far convogliare le note con questo sistema)
Se usi uno scanner tradizionale, devi identificare la cartella in cui vengono salvati i file scansionati, e procedere a settare l’opzione di importazione automatica di un folder (cartella).
Fai in questo modo:
Click su strumenti nella barra di Evernote, poi “importa folder…” si apre una finestra con un pulsante “aggiungi”, ora cerca e seleziona la cartella in cui vanno a finire i file scansionati.
Fatto! da ora in avanti quando scannerizzi da questo Pc ,i tuoi documenti verranno importati in Evernote in formato pdf ricercabile (significa che evernote è in grado di “leggere” il testo dei pdf)
Per i fax, puoi optare per scansionarli tutti man mano che ti arrivano, o tutti insieme, dipende da quanti ne ricevi oppure se hai la possibilita di avere un fax collegato ad un pc puoi usare lo stesso sistema che abbiamo visto per lo scanner, quindi, identifica la cartella su cui il fax salva i documenti ricevuti e attiva un altro “importa folder”.
Per i documenti tradizionali, personalmente tengo un vassoio sulla scrivania in ufficio, ed un vassoio sulla scrivania a casa di fianco al pc, in questi vassoi, ci metto tutta la carta che mi capita in mano, inoltre tutti sanno che se c’è “carta” per me la devono mettere proprio li! Poi una due volte al giorno mi prendo 5/10 minuti per scansionare tutto quello che c’è nel vassoio…a casa lo faccio una o due volte a settimana, e cosi facendo tutto finisce in evernote!tutto nel taccuino in box!
Per i non tangibili invece abbiamo a disposizione alcuni strumenti che ci possono facilitare il compito.
Il più semplice è il “trascinamento”
Per importare un documento che hai sul pc basta trascinarlo sull’ icona di evernote, ed automaticamente viene creata una nota nella in box , non ti resta che dargli un nome.
Una altro è la mail, se hai ricevuto una mail che contiene qualcosa che potrebbe richiedere un azione, una consultazione successiva, o che pensi ti possa tornare utile in un secondo momento, non fai altro che inoltrarla alla mail di Evernote. Se usi Outlook ed hai installato Evernote sul PC, hai a disposizione anche un pulsante specifico nella barra degli strumenti di Outlook per archiviare ilcontenuto di una mail in Evernote.
Inoltre, Se usi un programma di gestione della posta potresti automatizzare questo processo almeno parzialmente, utilizzando una “regola”.Personalmente con Outlook, ho creato una regola per cui tutte le mail che contengono un allegato vengono automaticamente inoltrate alla IN BOX del mio account Evernote.
Per le pagine web puoi usare due diverse applicazioni, web clippper e Evernote clearly.
Oportunamente utilizzati trasferiscono il contenuto di intere pagine web, piuttosto che di porzioni selezionate, nel taccuino prescelto di Evernote
Puoi inserire note audio, dal microfono del PC, oppure note video dalla web cam, (click sulla freccia alla destra di ”nuova nota” nella barra degli strumenti di Evernote, si apre il menu a tendina e scegli)
Per tutto il resto, spazio alla fantasia! Se vedo qualcosa in giro che potrebbe tornarmi utile o che suscita la mi curiosità gli faccio una foto con il cellulare e poi ma la invio alla mail dell’ account Evernote, se prendo appunti su un blocco mentre parlo con qualcuno o ad una riunione, se butto giù uno schizzo, una bozza, un idea su carta … appena ne ho l’occasione passo tutto nello scanner e salvo in Evernote.
Divertiti a sperimentare tutti possibili strumenti per convogliare tutto all’ interno di Evernote, quando passeremo alla fase di analisi delle informazione resterai sbalordito dei vantaggi che otterrai grazie al fatto di aver effettuato questa raccolta tutto in un unico posto, e credimi,… non un posto qualunque!
Buona sperimentazione,
Come sempre se hai domande, suggerimenti, appunti da fare in merito, sono qui!